Cuando tus archivos se encuentran correctamente clasificados y organizados, tus colaboradores pueden aprovechar el tiempo de forma eficiente y los procesos administrativos fluyen de manera conveniente. En este sentido, contar con una máquina para encuadernar en la oficina puede sumar mucho en los esfuerzos por mantener la documentación y los registros al día, protegidos y bien agrupados. Conoce 4 razones por las que te conviene utilizar una prensa para encuadernar en tu oficina.
Beneficios de contar con una prensa para encuadernar en tu negocio
1. Adiós al desorden y los papeles sueltos
Nada es más frustrante que buscar un registro, recibo o documento específico que ha quedado suelto entre otra pila de papeles. De hecho, en muchos casos encontrar un documento original específico puede ahorrarte multas y sanciones.
Con una máquina encuadernadora, puedes clasificar, archivar y resguardar todos esos documentos que necesitas tener a la mano. Además, los sistemas modernos de encuadernación hacen que esta tarea sea sencilla y práctica, y que solo ocupe apenas unos minutos.
2. Mejora la presentación de tu oficina
Un ambiente ordenado promueve la proactividad y eficiencia en el trabajo. Cuando se encuadernan, identifican y almacenan los archivos correctamente, los trabajadores no tienen que interrumpir su flujo productivo. Cada uno sabe dónde se ubica exactamente lo que busca y estéticamente la oficina luce bien organizada.
Además, equipar tu oficina con una máquina para encuadernar no exigirá mucho espacio entre las otras herramientas, no requiere de energía eléctrica y puede ser fácilmente utilizado por cualquier persona.
3. Le brinda mayor durabilidad de los documentos
La ventaja de usar la prensa para encuadernar con tus documentos, es que conservarás cada página libre de roturas, marcas y desgastes que pueden causar las grapas y los clips. Las tapas rígidas de encuadernación protegen e identifican cada grupo de documentos, mientras que los espirales o canutillos de plástico los agrupa, permitiendo que puedan usarse con fluidez.
Al mismo tiempo, esto ahorra costos de impresión y mitiga los riesgos de perder documentos importantes y únicos, firmados o sellados con algún valor legal o mercantil. Sin contar que te será más fácil aprovechar ambas caras de cada hoja sin que sea incómodo su uso.
4. Será más cómodo manipular tus documentos
El resultado que obtienes al unir un grupo de páginas con una máquina encuadernadora permite mejorar la usabilidad de grandes cantidades de documentos, como si de un libro se tratara. De hecho, si implementas un método de enumerado y clasificación, esto simplificará todavía más el proceso de búsqueda.
Además, como habrás notado antes, buscar entre hojas sueltas reunidas en archivos o carpetas puede convertirse en una tarea estresante. Pero, el anillado que une las páginas facilita la manipulación y lectura del archivo. En definitiva, es mucho más cómodo y práctico, incluso al momento de tener que fotocopiar una página específica.
¿Qué materiales se necesitan para encuadernar?
Puedes encontrar variedad de modelos de tapas o portadas, a una variedad de precios y niveles de resistencia. Si decides clasificar por color tus archivos, puedes elegir los que mejor se ajusten a la necesidad.
Por otra parte, también necesitarás elegir entre los diferentes modelos de espirales y canutillos de plástico. En este sentido, es importante abastecer tu oficina con suficiente material de encuadernado e identificar muy bien cada archivo finalizado.
Si buscas una máquina para encuadernar, en Dimerc puedes encontrar distintos modelos, desde una encuadernadora manual para espiral, hasta las máquinas que utilizan canutillo de plástico. Ambas aceptan el formato de hoja carta o A4.
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